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浅谈如何做好基层公安档案管理工作

2017/6/22 13:46:51  百姓生活网

 

万源市公安局长坝派出所 吴柳

 

随着信息化时代的来临,公安档案工作正在悄无声息的发生着改变。信息化时代,使档案工作由繁入简,也使档案工作由粗变细,来不得半点马虎。而且公安档案是公安机关在防范和打击违法犯罪活动、进行治安行政管理等各项职能活动中,直接形成的的有效有价值的各种文字、图表、声像等不同形成或可查阅的历史记录的集合载体。它对我们现今的公安工作有重要作用,对于指导公安工作有其重要意义,所以做好档案工作,是非常重要的。因此在新形式下如何做好公安档案工作,是每个档案人员应该迫切思考的问题。

 

档案的作用

 

档案是社会实践活动的一个产物,自古有之,即使在信息时代飞跃发展的今天,它也越来越受到人们的重视,究其原因,就是档案所具有的独特的查考利用价值,已成为机关团体、事业单位以及个人,在工作、生产活动中形成宝贵资料的来源。因此档案的作用具体表现在以下几个方面:1、为编写公安史志、地方志、党史服务;2、为公安管理和决策服务;3、为公安机关的日常工作服务;4、为揭露敌人惩罚犯罪服务;5、为复查案件落实政策服务;6、为公安科研和教学工作服务;7、为公安宣传教育服务;8、为制订公安十二的长远规划服务。

 

公安档案管理工作中存在的问题。

 

现在公安档案管理工作正处在一个由传统手工管理模式向计算机网络管理过渡的关键阶段。在加强公安工作的同时,档案管理工作也必须日趋完善。整个社会不断发展,对档案管理利用会有一个更高水准的要求。现就档案管理工作出现的一些情况说几点看法:

 

一是档案管理职责不清,指导不力,监督不全。既然公安档案管理工作是公安基础工作的一个重要方面,那么由哪个部门充分履行管理职责,是一个十分关键的问题。从现有的情况来看,基层公安机关没有一个专门的公安档案职能机构设置,这就与履行的职责存在着突出的矛盾,在管理上职责不清。多数基层公安机关在公安档案管理上都是由办公室负责管理,而办公室是综合部门,所以平时只能负起对档案的安全保管,提供利用的职能,假如对所属系统的档案工作实施指导和监督,则往往是力不从心,仅仅只能是由办公室出面组织,无法切实落实监督职能,更不可能抽出更多的力量去指导。因此,档案工作受到了削弱。

 

二是归档不规范,入库不及时,部门不衔接。要使公安档案发挥有效的作用,立卷归档必须规范,而且要及时。另外,体现立卷质量不高的还有:一是立卷材料不齐全,缺三丢四;二是分类不清,模凌两可;三是划分保管期限不准确;四是整理及装订不规范,所有这些是平时碰到的最突出的问题。至于入库不及时也是常见的弊端,各办案单位档案的分散保管现象严重。平时积累起来的材料一大堆,没有及时立卷,形成积压。有的甚至借便于利用而不及时交给档案管理部门,影响到档案的完整性及安全性。除此之外,还存在着部门之间对档案管理的要求不协调,特别是体现在业务档案上,业务部门对业务档案没有按档案管理部门的要求立卷,认为可查找就可以,不强调规范性,从而导致许多同志对档案规范性的模糊认识,甚至认为是档案部门的有意责难,形成不好的习惯。

 

三是人员不固定,业务不精通,质量难保证。从派出所负责档案的人员来看,大部分是兼职档案员,平时在工作中只有少部分时间花在档案管理上,没有对档案工作引起重视。加上一些派出所所受人员编制、经费等因素的影响,又因兼管员的频繁调动,从而导致档案专业人员的严重不足,出现了档案管理上的薄弱环节,有的派出所为了应付上级的检查,临时雇用人员搞突击。由于业务不熟练,缺乏必要的档案工作经验,因此在质量上就难以保证,逐步形成了档案管理基础差的情形。

 

四是硬件跟不上,管理难完善。档案管理最基本的设施之一是必须具备一个库房,有了库房才能进行有效的日常管理和开发利用。目前有些派出所办公用房都租赁外单位的用房,办公拥挤,用房紧张。长期以来,档案管理工作处于空缺位置,平时积累起来的资料档案都是分散在每人手中,没有及时入库管理。有的单位虽然有了库房,但也没有达到要求,房间狭小、潮湿,没有必要的档案保护设备,久而久之,使档案霉烂、破损,造成无法弥补的损失的现象仍偶有发生。

 

公安机关每年都形成大量的档案资料,如果没有适当的档案管理人员和库藏设施,是难以完成档案保管和开发利用的。

 

做好档案管理的几点思考

 

一是明确指导思想,提高对档案管理的意识。档案的形成、归档、保护、利用本身有一套严格的规范管理制度的。如果连最基本工作没有做好,输入电脑进行联网管理利用无从谈起。档案移交不及时,装订不规范,对档案工作时紧时松,没有坚持标准。有些基层所领导把所内形成文档如:工作计划总结,支部会记要放在自己的抽屉内,怕丢失不敢整理归档放所档案室里,“那要你所档案室何用呢?”不知所答。成了一个笑话。出现上述现象原因是何?就是一些领导和同志们对该项工作重视不够,认识不到位,档案意识淡薄。公安档案工作和其它基础工作一样,只有在思想上引起高度重视,才能促进工作的发展。特别是一些基层单位的领导,认为档案管理工作对本单位影响不大,只要重视面上的案件查处,就能掌握工作的主动权,史料的积累及规范程度最好,也不能体现群众是否满意。因此一度地强调打击工作,对于象档案管理这些基础工作都抱着轻视的态度,在行动上落不到实处。

 

二是实事求是,制定标准,确定模式。公安档案管理要以有利于档案安全保管和利用,有利于实现档案工作的现代化管理,有利于调动档案人员的积极性为标准。要从档案管理的好坏同提高快速反应能力、广辟情报信息有着密切的联系的角度考虑,对管理人员的落实、机构的设置进行统筹安排。基层公安机关在日前不可能有专门的档案机构时,要在办公室内部成立档案,有专门的领导负责,有足够的精通业务人员配置。档案人数的编制,视档案多少而定。只有这样,对档案管理的指导、监督才不会空缺。

 

三是加强业务培训,进一步提高档案工作者的业务素质。档案管理水平高低,在很大程度上同业务水平的高低有关系。在深入贯彻国家《档案法》和公安部《公安派出所档案管理办法》的同时,每一个管理者都要不断地加强学习和研究,要与学习《刑法》、《刑事诉讼法》、《保密法》等法律、法规结合起来。每个民警都要学会依法建档,依法管档,依法用档。在业务培训方面要邀请有关专家领导进行面对面的授课,还可以到档案管理工作较好的单位学习参观,取得有益的经验。平时要经常开展有关档案调研,对存在的问题及时分析,及时改正。要充分发挥从事档案工作时间长、经验足的老同志的作用。达到以老带新,相互促进。

 

四是建章立制,规范操作。建立制度,目的是有章可循,方便管理。在制订制度上,不但要将人员问题的具体规定和操作标准以文件形式下发,而且还要制定执行档案材料的收集、整理、归档等多项制度,只有这样,各个部门之间才不会脱节,才会克服本经主义,才能完整地、系统地、准确地管理档案。

 

搞好我们公安档案工作,是形势发展的需要,是为公安工作现实斗争服务的需要,同时是公安法制监督需要,是为加强公安专业档案的规范化管理,维护公安专业档案的完整与安全的需要,为公安工作今后发展需要。

 

 

 

 

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